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01株式会社ウィルオブ・ワーク

はじめての操作でも直感的でわかりやすい!
それがシフトークの第一印象でした!

会社名
株式会社ウィルオブ・ワーク
会社URL
https://willof-work.co.jp/
事業内容
人材派遣・紹介予定派遣事業/業務委託・請負運営事業/人材紹介事業/コンサルティング事業

国内における販売、コールセンター、介護、保育などの職種を中心に業種・職種に特化し、登録スタッフ約55万人を有する株式会社ウィルオブ・ワーク社。
社内の雰囲気はとても明るく活気に溢れているのがとても印象的です。
2019年に社名を株式会社セントメディアから現在の株式会社ウィルオブ・ワークに変更され、今後ますます飛躍されている同社のセールスアシスト事業部 東日本営業部 新宿支店の手塚様、元木様にシフトークをどのように利用されているかお話を伺いました。

スタートはクライアントから
紹介されてシフトークを導入!

シフトークはいつ頃からご利用されていますか?
また最初の印象をお聞かせください。

シフトークをはじめて利用したのは、2014年頃からです。
導入した経緯は、新規お取引となった外資系クライアント様がシフトークを利用されていまして、当時の弊社担当が判断し、弊社でも利用をはじめました。
私は途中からこちらのクライアント様を引き継ぎ、シフトークをそのまま利用しています。
したがって、他の類似サービスと比較してシフトークを導入した訳ではないのですが、初めて利用するときにすぐに操作することができたことを覚えています。

ウィルオブ・ワーク様では他案件では
シフトーク以外もご利用されているかと思いますが、
そちらと比較していかがでしょうか?

社内ではSFAツールやExcelを利用している部署もあります。
SFAツールは操作画面を見たことがありますが、シフトークのほうがわかりやすいと感じました。
理由として、シフト表などはExcelに似たインタフェースなので、アプリなどに慣れていないスタッフでもどこをどのように操作すればよいのかが、直感的に理解できる点が挙げられると思います。
社内メンバーもITリテラシーのレベルはさまざまですので、わざわざ研修の機会を設けずに直感的に利用できる点は案件運営上、とても大切ですね。
また利用料金が圧倒的に安価で抑えられ、コストパフォーマンスの良さを感じます。

最大で約750名の販売スタッフを
全国に散らばる総勢35名の管理スタッフで一元管理

現在の利用状況や利用方法を教えてもらえますか?

一時期は巡回営業スタッフ(ラウンダー)の運営もシフトークでおこなっていましたが、現在は販売スタッフのみで、最大で約750名のスタッフが稼働します。
スタッフに対しては、シフトークの研修は行わずPDFマニュアルを送るだけですが、どのスタッフもすぐに使えるようになっているので助かりますね。

管理方法ですが、弊社では本社と全国のエリア責任者含めて総勢約35名で対応しています。この規模になりますと、多少混乱することもありますが、3〜4層の管理者権限レイヤーにわけることにより、不要なオペレーショントラブルを未然に防げています。臨機応変に管理者の権限レイヤーカスタマイズが容易なのも非常に役立っています。

シフトーク内の機能では主に勤怠管理と現場からの報告書機能を利用しています。
弊社の基幹システムは派遣スタッフ用に構築されている関係上、業務委託で請け負う販売スタッフなどは、現場から販売台数や売り場の状況報告書が必要となりますので、そのまま利用することができません。
したがって勤怠管理はシフトークからCSVデータで基幹システムに一括アップロード、報告書は報告書機能があるシフトークをそのまま利用することにより、効率化を図っています。

最後にシフトークへご要望などあればお聞かせください。

普段は営業担当の方にご連絡をすると、すぐに対応いただけることが多いので、非常に助かっていますが、弊社ではさまざまな指標によるデータのダウンロードが必要となってきているので、ダウンロードに関する機能がさらに便利になればいいなと思っています。

またコロナ禍となった今、弊社もリモートで対応することが多くなってきています。その際にスマートフォンから容易に操作できる管理者用の管理アプリがあれば嬉しいですね。
加えて、スタッフ向けサイトもスマートフォン上でシフトークの利便性がさらに向上されると良いと思います。

貴重なご意見、ありがとうございました!
株式会社ウィルオブ・ワーク様には、サービス初期のころからシフトークをご利用いただいています。常に貴重なご意見をいただき、シフトークが成長できました。今後もさらなる機能改善に励み、お役にたてるよう頑張ります!

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02株式会社ガイアコミュニケーションズ

はじめてシフトークを使ったとき、
「あ!これこれ!これがやりたかった!」 の感動があった!

会社名
株式会社ガイアコミュニケーションズ
会社URL
https://gaia-ad.co.jp/
事業内容
広告代理業、
人材事業(一般労働者派遣業、有料職業紹介事業)

株式会社ガイアコミュニケーションズはテレビ・ラジオ・新聞・雑誌・インターネットにおける広告取り扱い業務をメインに、各種セールスプロモーション業務を行なっている傍ら、自ら人材サービス事業を手掛け、数千人の販促職専門スタッフを保有されている異色の広告代理店です。
今回は、同社のフィールドプロモーションサービス部門マネージャーであられる渡部様にお話を伺いました。

人材サービス事業も手掛ける
異色の広告代理店の
シフトーク導入経緯とは?

広告代理店が自ら人材サービス事業も
手掛けていますが、
まずはそちらの経緯を教えていただければ!

おっしゃるとおり、非常に珍しいケースかもしれませんが、そもそも本業である広告代理店業としてお付き合いのあるクライアント様の案件で、店舗でのイベントや販促プロモーションが発生した場合、いままでは外部の人材系会社にお願いをしていました。
しかし、弊社は「エンドユーザーに近いこと」で差別化して、販売促進分野での優位性を示せる広告会社を目指していたので、あえて人材サービス部門を内製化しました。
したがって、専業の人材サービス会社同様、毎日登録会を実施し、数千人規模の販促専門スタッフを有するようになりました。
私自身はこちらの人材サービス部門に所属しており、クライアントのセールスプロモーション案件で発生する各種イベントや百貨店等の催事、ポップアップショップなどで必要となる常勤スタッフのサポート手配などをおこなっています。

人材サービス部門ではシフトークは
どのような案件でご利用されていますか?

さまざまな案件がありますが、百貨店の期間限定催事のスタッフやポップアップショップ、駅ナカの常設店、市街地立地型のホームセンターなどでの特定日にだけ勤務する短期単発系で利用する機会が多いですね。もちろん通常の派遣スタッフにも利用しています。

そもそもシフトーク導入のきっかけをお教えください。

まず弊社は専業の会社ではありませんので、人材管理システムの導入に多大なコストをかけることは会社としては難しい状況がありました。
加えて日毎にスタッフを入れ変えアサインをする案件が非常に多いので、そのようなシフト管理が可能であること、また、スタッフへの給料は週払いで支払う案件もあるので、勤怠はディリーで締め作業をしなければならないなど、導入の課題点がありました。
いろいろ検討した結果、既存の人材派遣に特化したシステムでは使い勝手が悪く、導入に至らない時期に、私の前職の繋がりで弊社と同じような業態にいる知人からシフトークの紹介を受けました。
はじめてシフトークを操作したとき、「あ!これこれ!これがやりたかった!!」と感じました!

報告書機能とスタッフメモ機能で業務が大幅改善!
いまでは案件の90%はシフトークで運用!

実際、シフトークを利用して2年ほどですが現場はどのようなご状況ですか?

当初はクライアントに提出するスタッフのタイムシートは紙ベースで行う商慣習でした。まずはこの紙ベースで報告する文化をなくしたいという強い思いがありまして、少し時間はかかりましたが、シフトークを利用することにより、
ようやく電子データでの報告にご理解をいただける状況に至りました。
今では管理アカウント数も増え、現在では約30名の管理者がおり、多いときには約9,000件ほどのシフトが稼働しています。
現在では弊社の人材サービス案件の90%はシフトークを利用して運用管理しています。

90%!とてもありがたいです!その中で機能面にて一番使われるものはなんでしょうか?

勤怠管理はもちろん利用しているのですが、一番利用していて助かっているのが報告書機能です。たぶん、報告書機能を酷使しているかも・・(笑)

導入前は取扱商品数が多い商材に関する状況報告だったり、クライアント様から要望でヒアリングポイントが多岐に渡る場合など、紙ベースの報告書作成に時間がかかったり、報告書の精度にもバラツキがでていましたが、シフトークの報告書機能を利用することにより、スタッフの入力時間の短縮、そして報告内容も充実、さらに管理スタッフの二次的な事務工程も大幅に減少され、且つとても見やすい報告書の提出が可能になりました。クライアント様からもとても好評です。

また、今までは各管理スタッフの主観でキャスティングをおこなっていましたが、シフトークのスタッフメモ機能にスキルレベルや諸環境情報を入力しておくことにより、客観的なキャスティングができるようになりました。
加えて、査定を行う際にも役立っています。

最後にシフトークへの要望があれば教えて下さい。

弊社の場合、普通の人材系会社が手を出しにくいニッチなSP分野を手掛けています。その分、作業工数も手間もかかるので、他の利用企業と違い、独特の使い方をしています。
そのような環境の中、弊社から機能要望があった場合、すぐに要望を聞いてくれるのがありがたく、とてもユーザーフレンドリーなシステムだと思っています。
あえて言うなら、機能面において、情報のセキュリティを考慮した閲覧や編集権限の切り分けがもっと細かくできれば良いなと思います。

非常にためになるご意見、ありがとうございました!
株式会社ガイアコミュニケーションズ様は、広告代理店様が利用するケースとして、貴重なご意見・ご要望をいただき、
今のシフトークの機能向上にとても役立っております。大変感謝しております!

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03株式会社ヒト・コミュニケーションズ

ラウンダー管理でシフトークを利用、
店舗状況をスピーディーにクライアントと共有!

会社名
株式会社ヒト・コミュニケーションズ
会社URL
https://hitocom.co.jp/
事業内容
アウトソーシング事業、一般労働者派遣事業、
有料職業紹介業
               

株式会社ヒト・コミュニケーションズは販売、営業、サービス分野に強い人材サービス会社。通信・モバイル分野をはじめ、家電、ベビー・子供向け用品、コスメ・雑貨・アパレル、玩具、食品飲料などの各種メーカー企業や、地方自治体などの販売・営業・サービスに関わる業務を請負い、顧客のセールスニーズに多大な貢献をされています。近年は実店舗とeコマースの連携強化に取り組む企業が増加するなど、顧客ニーズや事業環境も変化する中、デジタルマーケティングを駆使したオムニチャネルでの営業支援強化に取り組んでいます。
今回は、シフトークの利用が多い、企画営業本部企画営業一部副部長の貴島様にお話を伺いました。

シフトークを利用して5年目。今では大型プロジェクトには欠かせないツールです。

シフトークを利用して5年目。今では大型プロジェクトには欠かせないツールです。

シフトークを利用しはじめてはや5年目と
お聞きしています。
導入時のお話をお聞かせいただけますか?

シフトークを導入するまでは、スタッフとの業務上のコミュニケーションは紙と電話でのやり取りがメインでした。出退勤は電話で受け、業務報告書はFAXを送ってもらい、それをExcelにまとめてクライアントに報告するという・・・。今思えば無茶苦茶アナログな運用でとても大変だったことを覚えています。
その後シフトークのご紹介を受け、導入したところ、作業のほとんどはシフトーク上で完結できてようになり、結果、運用の効率化がはかられ、且つ、さまざまなデータ蓄積が可能になり、今では欠かせないツールとなっています。
現在では大型プロジェクト案件や長期のプロジェクト案件などではクライアント状況が許されるのであれば、シフトークを利用して案件運用しています。
また直感的で使いやすいというのも導入促進につながった大きな要因ですね。

現状ではどのくらいの規模感でご利用していますか?

時期や規模にもよりますが、会社全体では約10案件ほどシフトークを利用しています。私が現在担当している案件は巡回営業(以下ラウンダー)スタッフ数で利用していまして、スタッフ数は20−30名くらい、管理アカウントは全国で20アカウントほどです。
大型の案件になると、全国20拠点の管理者約100名程度がアカウントを持ち、販売スタッフ向けで利用しています。

ラウンダーが巡回時のシフトークを利用した
報告精度向上にチャンスロスが解消!

ラウンダー機能のご感想をお聞かせください。

まずシフトークのラウンダーの機能として良いところとして、導入研修がラクなこと、実際には10−20分の研修で各スタッフは理解してくれています。
本稼働時には各スタッフの訪問店舗がGPSの位置情報付きでリアルタイムに取得できることや訪問店舗ごとに入店時間/退店時間もシフトーク内で打刻してもらうことにより、営業活動時間管理ができることがとてもありがたいです。
また、このプロジェクト案件は化粧品メーカー様なのですが、シフトークを通して店舗ごとの実績管理も掌握しています。
例えば、商品の欠品率なども日次や月次で数値管理をおこなっていますが、
本来であれば欠品発生時には店舗様に商品補充をしていただくことになっています。
具体的な例でお話しますと、ある化粧品が商品棚に160SKU(Stock Keeping Unitの略)なければいけないのに、実際には150SKUしか陳列されていない、結果、その差分は欠品となるので、売上的には大きなチャンスロスが発生します。
この状況を、弊社のラウンダーが巡回し適宜報告することにより、チャンスロスをなくことが実現できています。
クライアント側もシフトークを閲覧できるようになっているので、上記の報告書作成を行う二次加工も必要なくなり、大幅なスピードアップとなっています。

最後にシフトークへご要望などあればお聞かせください。

シフトーク側で頻繁に機能のUpdateをされているのでとても充足しているので、現状では機能の要望はありません。
今後も弊社もさまざまな業態案件がでてくるかと思いますが、都度相談させていただければと思っています。

貴重なご意見、ありがとうございました!
株式会社ヒト・コミュニケーションズ様にはシフトークのサービスローンチ後にもさまざまな機能の
改善点をご指摘・ご協力をいただきました。
結果、現在のシフトークのさまざま機能が向上し、とても感謝しています!